段取りが苦手な人へ｜仕事のミスを減らす5つの習慣

「行き先」
が決まれば
「迷う時間」
が少なくなる

「段取り」が苦手な人が仕事のミスを減らすには、最初に「ゴール」を決め、「何をどの順番」で進めるか考えることが役立ちます。

仕事のミスは、頑張り方よりも、始める前の小さな準備で減らせることがあります。
「また同じミスをしてしまった」
「仕事の段取りが悪いと注意される」
「一生懸命やっているのに、なぜか仕事が終わらない」
こんな経験はありませんか。

仕事で失敗が続くと、自分には「能力がない」のではないかと考えてしまうものです。

しかし、少し考えてみてください。
ミスをした原因は、本当に能力だけなのでしょうか。

仕事の順番が分からなかったり、
必要な準備ができていなかったりすることもあります。
慌てて確認を飛ばしてしまう場合もあるでしょう。

そんなとき、役に立つのが「段取り」です。
「段取り」とは、仕事を始める前に、何をどの順番で進めるかを考えて準備することです。

この記事では、段取りが苦手な人でも取り組みやすい、仕事のミスを減らす5つの習慣を紹介します。

「仕事を変える」
第一歩は
「始める前」
にある

「段取り」が苦手な人でも、仕事の順番や準備を見直し、「5つの習慣を」身につけることで、仕事のミスを減らせる可能性があります。

「ミスをしないように」と頑張るより、
「ミスをしにくい仕事の進め方」を考えてみませんか。

仕事のミスを減らす方法として、「段取り」を見直すことがあります。

段取りが苦手な人は、仕事を始めてから
「あれが足りない」
「次は何をするんだっけ」
と迷うことがあります。

慌てて作業を進めれば、思わぬ見落としも起こりやすくなります。

そこで、
仕事を始める前に「完成までの流れ」を考え、
「必要なものを準備しておく」のです。

とはいえ、最初から「完璧な段取り」を目指す必要はありません。
「終わりを考える」
「順番を決める」
「準備する」
「確認する」
「失敗を振り返る」
この5つを、できるところから取り入れてみます。

私は、建設業や警備業の現場で、
落ち着いて仕事を進める人と、忙しく動いているのになかなか終わらない人を見てきました。

その違いを考えるうちに、
仕事の速さだけではなく、始める前の準備にも目を向けるようになりました。

もちろん、ミスの原因は段取りだけではありません。
無理な仕事量や説明不足、体調なども関係します。

それでも、自分で改善できる部分を一つ見つけることが、
仕事の進め方を、変えるきっかけになるのではないでしょうか。

「行き先」
が見えないまま走っても
「ゴール」
は遠のくばかり

「段取りが苦手な人」が仕事のミスを減らすには、最初にゴールを決め、何をどの順番で進めるか考えることが役立ちます。

「行き先」が分かれば「次の一歩」も見えてきます。
「段取りが苦手な人」は、
仕事のゴールを先に考えることで、何から始めればよいか分かりやすくなります。

例えば、部屋の片付けをするとしましょう。
何も考えずに始めると、
机の上を片付けたり、
棚を整理したり、
途中で昔の写真を眺めたりする
かもしれません。

気がつけば時間ばかり過ぎて、部屋はあまり片付いていない。
このような経験はないでしょうか。

そこで、
最初に「今日は机の上をきれいにする」と決めてみます。
すると、何を片付けるかがはっきりして、余計な作業にも気づきやすくなります。

仕事でも同じことが考えられます。

例えば、午後3時までに書類を完成させたいなら、
昼までに必要な資料を集め、午後から内容を確認する
という進め方が見えてきます。

これを難しい言葉では「逆算」といいます。
しかし、考え方は簡単です。

「最後にどうなっていればよいか」を決めて、そこから必要な作業を考えるだけです。

途中で予定が変わることもあるでしょう。
その場合は、残った時間に合わせて順番を考え直せばよいことです。

今日の仕事を始める前に、一度だけ自分に聞いてみてください。

「今日は、どこまで終わればいいのかな」

その一言が、段取りの第一歩になります。

仕事の差は
「頑張る量」
より
「始める順番」
で決まってくる

「段取りが苦手」で仕事のミスが多い人は、「作業の優先順位」を決める習慣を身につけることで、慌てず効率よく進めやすくなります。

「忙しいときほど「何から始める」のかを考えてみる」
仕事のミスが多いと感じるときには、作業の順番が分かりにくくなっていないか確認してみます。

朝から仕事が山積みになっていると、目についたものから片付けたくなるものです。
しかし、急がなくてもよい仕事に時間を使い、肝心な仕事が後回しになることもあります。

例えば、会社で次の3つの仕事を頼まれたとします。
午前中までに必要な書類を提出する。
明日の会議の資料を整理する。
机の周りを片付ける。

どれも必要な仕事ですが、同じ順番で考える必要はなさそうです。

午前中までに提出する書類を先に仕上げ、
その後で会議の準備を進める。
机の片付けは、手が空いたときに行う。
これなら、時間に追われて慌てる場面を減らせるかもしれません。

ただし、仕事の順番は締め切りだけで決めるものではありません。

安全に関わることや、
ほかの人が作業を進めるために必要なことは、早めに対応した方がよい場合もあります。

ここで、使える簡単な方法があります。

朝、今日やる仕事を3つ書き出して、順番をつけるのです。
全部を頭の中で覚えておこうとするより、紙に書いた方が見直しやすくなります。

「何から手をつけようか」と迷う時間が減るだけでも、仕事に取りかかりやすくなるでしょう。

仕事が多すぎると、「時間がない」「とても無理だ」と考えてしまうことがあります。
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仕事の差は
「始める前」の
「準備」
に現れる

「段取りが苦手な人」でも、仕事を始める前に「必要な道具」や「手順」を確認する習慣をつければ、作業中のミスや手戻りを減らしやすくなります。

「急いで始める」より「準備してから動く」方が早いこともあります
仕事のミスを減らすには、作業に必要なものを先に確かめておく習慣が役立ちます。

私は以前、リフォームなどの建設業に携わっていました。
現在は警備業の仕事をしています。

現場では、いろいろな業者の仕事ぶりを見る機会が現在でもあります。

その中で印象に残っているのは、
落ち着いているのに、仕事を時間どおりに終える人たちです。

慌てている様子もなく、必要な道具を使いながら、次々と作業を進めていきます。

一方、忙しそうに動いているのに、なかなか仕事が進まない人たちもいました。
途中で道具を探したり、必要なものを取りに戻ったりしているのです。

もちろん、仕事の条件や難しさによって違いはあります。
それでも、前もって準備しておくことが、作業の進み具合に影響するのだと感じたものです。

例えば、家で料理をするときも同じでしょう。

作り始めてから材料が足りないと分かれば、買い物に行く必要が出てくるかもしれません。
前もって材料を確認しておけば、そんな手間を減らすことができます。

仕事でも、始める前に次のことを確かめてみましょう。
必要な道具や資料はそろっているか。
作業の順番は分かっているか。
分からないことは残っていないか。
それだけでも、作業の途中で立ち止まる回数を減らせる場合があります。

「段取り」とは、特別な才能ではなく、仕事を始める前の「小さな確認」から始まるものなのです。

実際の建設現場では、準備の違いによって、仕事の進み方が変わることがあります。
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「小さな確認」が
「大きな失敗」を
防いでくれる

「仕事のミスを減らす」には、作業の途中で「小さな確認」を習慣にすることで、「見落とし」や「確認不足」による失敗を防ぎやすくなります。

最後に「まとめて確かめる」よりも「途中で見直す」ことで安心できます。
仕事のミスを防ぐには、作業の区切りごとに確認する方法があります。

仕事に慣れてくると、「これくらいは分かっている」と思って、確認を省いてしまうことがあります。
しかし、慣れた仕事でも勘違いや見落としは起こります。

例えば、10枚の書類を作るとしましょう。
全部作り終えてから間違いに気づくと、最初からやり直すことになるかもしれません。

そこで、最初の1枚を作ったところで確認してみます。
書き方や内容が合っていれば、その方法で残りを進められます。
もし間違っていても、直すのは1枚で済むかもしれません。

これは、建設工事でも事務仕事でも役立つ考え方です。

ただし、何でも何度も確認すればよいわけではありません。
確認に時間をかけすぎると、かえって仕事が進まなくなることもあります。

そこで、
間違えると困るところを決めて、作業の区切りで確かめるのです。

例えば、
「数字や名前」
「作業の手順」
「安全に関わる部分」
などです。

特に、「危険を伴う仕事」では、決められた安全確認を省かず、
分からないことがあれば、作業を止めて確認する必要があります。

「確認」は、自分の能力を疑うためではありません。

「安心して、次の仕事に進むためのものだ」
と、考えてみてはいかがでしょうか。

失敗は「終わり」
ではない
次の成功への
「手がかり」です

「仕事のミス」を減らすには、失敗の原因を振り返り、段取りや確認方法を見直して、「同じ失敗を繰り返さない習慣」を身につけることです。

「失敗した事実」より「次にどうするか」を考えてみる。
仕事のミスを減らす習慣として、失敗した原因を振り返ることが役に立ちます。

誰でも失敗することはあります。
問題は、同じ失敗を何度も繰り返してしまうことです。

例えば、仕事で必要な書類を忘れてしまったとしましょう。

「自分は忘れっぽいから仕方がない」
そう考えるだけでは、次も同じことが起こるかもしれません。

そこで、忘れた理由を考えてみます。
前日までに、準備していなかったのか。
置き場所が、決まっていなかったのか。
持っていくことを「メモ」していなかったのか。
原因が分かれば、対策も考えやすくなります。

前日にカバンへ入れておく。
必要なものを一か所にまとめる。
出発前にメモを見る。

どれも難しい方法ではありません。

私は、こうした小さな工夫を続けることが、
段取りを身につける方法の一つだと考えています。

ここで、もう一つ考えてみたいことがあります。
「自分は段取りが苦手だ」と、決めつけていないでしょうか。

苦手だと思い込むと、失敗したときにも「やっぱり自分には無理だ」と考えがちです。
しかし、昨日忘れたものを今日は忘れずに持っていけたならば、それは一つの前進です。

小さな成功を見逃さず、次にも同じことができるように工夫してみます。

段取りが苦手だと思っている人でも、
こうした経験を重ねるうちに、仕事の進め方が少しずつ身についていくのではないでしょうか。

新しい習慣を始めようとしても、最初からすべてを変えるのは難しいものです。
仕事の改善も同じでしょう。まず一つだけ試し、続けられそうなら次を考える。
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「段取りが苦手な人」や「仕事のミスが多いと悩む人」には、共通する疑問点があります。

ここでは、失敗を減らすための「考え方」や、無理なく続けられる「習慣」について、
身近な例を交えながら、分かりやすくお答えします。

Q1. 「段取り」が苦手なのは、性格の問題ですか？
性格や得意不得意が関係することはあるでしょう。
しかし、仕事の進め方を知らなかったり、十分な準備時間がなかったりする場合もあります。

最初から「性格のせい」だと決めずに、
仕事の「順番」や「準備」の方法を見直してみると、改善できるところが見つかるかもしれません。

Q2. 仕事のミスが多いときは、何から始めればよいですか？
最近のミスを一つ思い出し、何が原因だったのかを考えてみます。
準備不足だったのか、確認を忘れたのか、それとも仕事の説明が分かりにくかったのか。

原因によって対策は変わります。
自分だけで判断できない場合は、上司や同僚に相談してみるのも一つの方法です。
とにかく、「なんなのだろう」という、疑問を持つことから始まります。

Q3. 段取りを考えると、仕事が遅くなりませんか？
最初は、準備に時間がかかることもあります。
しかし、必要なものを探したり、作業をやり直したりする時間が減れば、結果として早く終わる場合もあります。

準備に時間をかけすぎないよう、仕事の内容に合わせて調整してみるとよいでしょう。
「段取り」が習慣になれば「当たりまえ」になり、無意識に準備するようになってきます。

Q4. 5つの習慣を、全部続ける必要がありますか？
最初から全部を実行する必要はありません。
例えば、明日は仕事を始める前に必要なものを確認する。
それができたら、次は仕事の順番を書いてみる。

そんな「小さな取り組み」から始めてもよいと思います。
最初は「ちょっと、やってみるか」です。

【まとめ】

段取りは
小さな習慣から

仕事を変えたいなら、今日の小さな工夫から始めてみます。

仕事のミスを減らすために、今回紹介したのは次の5つの習慣です。
仕事のゴールを先に決める。
仕事の順番を考える。
始める前に必要なものを準備する。
作業の途中で確認する。
失敗した原因を次に活かす。

どれも、特別な能力を必要とするものではありません。

とはいえ、段取りを工夫するだけで、すべてのミスがなくなるわけではありません。
仕事の量や環境によっては、一人では改善できない問題もあります。

そんなときは、周囲に相談することも必要でしょう。

私は、建設業や警備業の現場で、落ち着いて仕事を進める人たちを見てきました。
その姿を思い出すと、仕事が早いというのは、ただ急いで動くことではないのだと感じます。

次にすることが分かっていれば、慌てる場面も少なくなるでしょう。

そして、仕事に少し余裕が生まれれば、気持ちにも余裕が出てくるかもしれません。
人生を思い通りに変えたいと思うなら、まずは毎日の仕事の進め方を少し変えてみる。

明日の仕事を始める前に、たった一つで構いません。

「今日は何を準備しておこうかな」
そんな小さな問いかけから、始めてみませんか。